기안문(공문서 등) 작성 방법 및 유의사항
기안문이라는 단어는 포괄적인 의미로 쓰인다. 어떤 안건에 대해여 발의하는 것으로 어떤 일을 추진하고 싶다고 가정하면 발의 안건에 대하여 내용 및 예상결과까지를 개략적으로 기술해야 한다.
기안문 작성은 의사를 결정하기 위하여 결재를 올리는 것을 의미하므로 업무를 담당하는 사람의 직급 등에 관계없이 기안처리를 할 수 있으며, 의사결정이 필요한 분야라면 언제든지 기안문을 작성할 수 있다.
기안문의 작성목적
기안문 작성은 기업의 형태, 종류, 업무내용에 따라 다를 수 있으나 기안문 작성의 예시는 아래와 같다.
• 자신의 업무를 진행하거나 제안하기 위한 발안, 접수한 문서를 처리하기 위한 경우
• 상급자의 지시사항을 처리하기 위한 경우
• 법령이나 각종 규정 등이 근거에 의하여 업무상 진행이 필요한 경우
기안문(공문서 등) 작성가이드
사무직의 기본은 문서이다. 문서로 말하고 문서로 대답하는 형태의 업무진행을 하기에 기본적인 문서작성은 필수이며, 문서작성 능력을 통해 그사람의 역량을 판단하기도 한다.
행정업무를 진행하면서 위 내용을 참고하여 개인의 역량을 키워나갈 수 있는 정보글이 되었으면 한다.
• 각종 문서는 기본 작성원칙을 준수, 기본지침 없이 작성하게 되면 작성자의 개인적 성향에 따라 내용·형식 등이 매우 다양해지고 보고서의 목적·유형별로 적합한 보고서가 제대로 작성되지 못할 수 있다.
• 올바른 문서 작성은 정확한 의사소통을 위하여 필요할 뿐만 아니라 문서 자체의 품격을 높이고 그 기관의 대외적인 권위와 신뢰도를 높여줄 수 있다.
기안의 개요
기안이라 함은 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것. 기안은 주로 상급자의 지시사항이나 접수한 문서를 처리하기 위하여 행하여지나 법령·훈령·예규 등을 근거로 하거나 또는 순수한 자기발안으로 이루어지기도 한다.
- 원칙 : 문서의 기안은 전자문서로 하는 것이 원칙. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나그 밖의 특별한 사정이 있으면 종이문서로 기안할 수 있음
기안문의 작성 시 고려사항
❍ 작성 전 고려사항
- 기안자는 안건에 관련된 문제를 파악하고 관계 규정 및 과거 행정선례를 숙지
- 기안 목적과 필요성을 파악하고 자료를 수집·분석. 필요 시 설문조사, 실태조사, 회의 등을 통하여 의견 청취
- 복잡한 기안의 경우 초안을 작성하여 논리의 일관성을 해치는 내용이나 빠지는 사항이 없도록 검토한 다음 작성
- 기안자는 담당 업무에 대한 책임의식을 가져야 하며 해당 기관과 수신자와의 관계 및 입장 등을 고려하여 기안
문서 형식의 일반 원칙
❍ 표기법
- 글자: 문서는 어문규범에 맞게 한글로 작성하되 필요한 경우 괄호 안에 한자나 외국어를 넣어 쓸 수 있음
<예시> 법규문서는 조문형식(條文形式)에 의하여---
- 숫자: 아라비아 숫자
- 날짜: 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시
<예시> 2022. 2. 15.
- 시분: 24시각제에 따라 숫자로 표기, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분
<예시> 오후 3시 20분 → 15:20
❍ 항목표시 및 항목부호 등의 위치
- 항목표시
보고서 문단은 번호항목과 특수 기호를 사용하여 구분
| 번호항목 | 특수기호항목 | ||
| 구 분 | 항 목 부 호 | 구 분 | 항 목 부 호 |
| 첫째항목 둘째항목 셋째항목 넷째항목 다섯째항목 여섯째항목 일곱째항목 여덟째항목 |
1. 2. 3. 4. ......... vv가. 나. 다. 라. ......... vvvv1) 2) 3) 4) ......... vvvvvv가) 나) 다) 라) ......... vvvvvvvv(1) (2) (3) (4) ......... vvvvvvvvvv(가) (나) (다) (라) ......... vvvvvvvvvvvv① ② ③ ④ ......... vvvvvvvvvvvvvv㉮ ㉯ ㉰ ㉱ ......... |
첫째항목 둘째항목 셋째항목 넷째항목 |
□ ......... vv○ ......... vvvv- ......... vvvvvv• ............. |
※ 번호항목이나 특수기호항목 중 선택하여 사용
- 항목부호의 위치
기안문 혹은 공문서 작성의 기본적인 틀이되며 정확하게 무엇을 진행할건지 계획단계에서의 분류를 편하게 해준다.
| 항목부호의 위치 |
수신vv서울특별시장(OOOO과장) (경유) 제목vv문서작성요령 1.v첫째항목 관련 내용작성 vv가.v둘째항목 관련 내용작성 vvvv1)v셋째항목 관련 내용작성 vvvvvv가)v넷째항목 관련 내용작성 vvvvvvvv(1)v다섯째항목 관련 내용작성 |
| • 첫째 항목부호는 문서 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작 • 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작 • 항목부호와 그 항목의 내용사이에는 1타를 띄움 ※ 2타(vv표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당 |
- 첨부물, 문서의 '끝' 표시
기안문 작성 후 업무와 관련된 내용의 붙임문서와 끝 부분 기본적인 작성 방법은 아래와 같다.
첨부물의 표시 |
수신vv서울특별시장(경제정책과장) (경유) 제목vv문서작성요령 1.v첫째항목 관련 내용작성 vv가.v둘째항목 관련 내용작성 vvvv1)v셋째항목 관련 내용작성 vvvvvv가)v넷째항목 관련 내용작성 vvvvvvvv(1)v다섯째항목 관련 내용작성 붙임vv1.vOO계획서 1부. 2.vOO서류 1부.vv끝. |
| • 첨부물의 표시는 본문이 끝난 다음 줄에 표시하며, 번호와 첨부문서명, 부수를 기입하여 표시 • 본문이 끝났을 경우 “끝.” 표시를 하여 문서의 마침을 표시 • 첨부물이 있는 경우에는 첨부물의 표시 다음에, 표가 있는 경우에는 표의 다음에 “끝.” 표시 |
기안문 작성 시 유의사항
기안문 작성시 어떻게보면 당연하다고 생각될 수도 있는 부분들을 정리하였다.
가장 중요한 것은 내가 쓴글을 다른사람이 이해하기 쉽도록 작성해야한다는 부분을 염두해두고 기안문을 작성해햐 한다.
- 정확성(바른 글)
• 일반적으로 6하원칙에 따라 작성하고 오·탈자나 계수 착오가 없도록 주의
• 필요한 내용을 빠뜨리지 않고 잘못된 표현이 없도록 문서 작성
• 의미전달에 혼동을 일으키지 않도록 정확한 용어를 사용하고 문법에 맞게 문장 구성
• 애매모호하거나 과장된 표현에 의하여 사실이 왜곡되지 않도록 주의
- 용이성(쉬운 글)
• 기안문 작성시 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성
• 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현
• 복잡한 내용일 때는 먼저 결론을 내린 후 이유를 설명하는 것이 바람직
• 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어 사용
• 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용하고, 한자나 어려운 전문용어 또는 일반화되지 않은 약어는 지양. 한자나
전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 ( )에 한자를 쓰거나 용어의 해설 추가
- 성실성(호감 가는 글)
• 기안문 작성시 문서는 성의 있고 진실하게 작성
• 상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어를 사용
• 감정적이고 위압적인 표현주의. 문서에 “…… 할 것”, “…… 하기 바람” 등과 같이 위압감을 주는 문구 지양
- 경제성(효율적으로 작성하는 글)
• 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용
• 용지의 규격·지질을 표준화. 규격이나 지질이 다르면 표준화된 경우에 비하여 많은 시간과 노력이 요구
• 서식을 통일하여 규정된 서식을 사용하는 것이 경제적
• 한눈에 내용을 파악할 수 있고 다루기 쉽게 1건 1매 주의로 하는 것이 효율적
결론
기안문 작성시 기본적인 규칙만 가지고 작성하면 그렇게 어려울 것은 없을것으로 보인다. 드라마에서도 문서의 중요성을 말하는데 문서하나로 자신이 기획하고 이끌어낼 결과에 대한 예상 등 표현할 방법이 글 뿐이기에 기안문 작성은 사무직이라면 기본이 되면서도 평생 가져가야 할 능력이다.
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